Matriz del Cambio Planeado

Por Redacción INDRAC

La Matriz del Cambio Planeado fue diseñada por el Dr. Juan Pablo Aguilar como una herramienta para el cambio cuya finalidad es orquestar cambios ─tanto personales como organizacionales ─, ya sea a nivel operativo, táctico o estratégico, produciendo tanto objetivos claros y realizables como un plan de trabajo para lograrlos (si se utiliza correctamente).

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La matriz está diseñada para utilizarse para un objetivo a la vez y sirve como una guía para identificar lo que se quiere hacer y cómo hacerlo a través de la clasificación de las acciones a realizar, complementándolo con el resto de la información necesaria para que dichas acciones se lleven a cabo (quién, cómo, cuándo y dónde se harán, así como la manera objetiva y cuantificable en que se sabrá que se ha llevado a buen término).
 
El llenado de la matriz se lleva a cabo en tres pasos, como se describe a continuación:
 
PASO 1: Situación actual
Consiste en definir la situación actual en términos medibles, localizables, de la manera más objetiva posible, procurando dejar fuera la emotividad. Las conclusiones de este paso se registran en el primer renglón de la matriz.
 
PASO 2: Resultado deseado (Objetivo)
En este paso se define lo que se quiere lograr, siguiendo los 7 Principios para Diseñar Metas de Alto Impacto y registrándolo en el segundo renglón de la matriz.
 
PASO 3: Organización
En este paso se identifican las acciones necesarias para cumplir el objetivo señalado en el paso anterior, éstas se colocan en la matriz (en la columna “Qué”), de acuerdo a la naturaleza de cada acción, en una de las 5 categorías existentes: AUMENTAR, DISMINUIR, EVITAR, CREAR y PERPETUAR, las cuales se explican a continuación:
 
La intención “Aumentar”, representada con el signo “+”, incluye todos aquellos conceptos o áreas que se requiere incrementar o que deben mejorar algún aspecto para lograr el objetivo planteado.
 
La intención “Disminuir” representada con el signo “-”se refiere a los conceptos o áreas que deben reducirse en intensidad o cantidad de veces.
 
La intención “Eliminar” representada con el signo “x” incluye las áreas o conceptos que se requiere erradicar, ya que en caso de continuar mermarían o impedirían el cumplimiento del objetivo.
 
La intención “Crear” representada con el signo “?” aplica a aquellas áreas o conceptos que en la actualidad no existen y que para cumplir el objetivo planteado será necesario instaurar.
 
La intención “Perpetuar” representada con el signo “=” se refiere a aquellas conceptos o áreas que actualmente existen y debido a su contribución al logro del objetivo, continuarán sin cambios.
 
Para facilitar la identificación visual, se recomienda reforzar mediante colores las cinco intenciones de la manera siguiente: Aumentar - verde Disminuir - amarillo Evitar - rojo
Crear - azul Perpetuar – blanco.
 
Una vez clasificadas, a cada área o concepto se le deben designar actividades concretas para lograr la intención determinada y a cada actividad se le deben señalar a su vez responsables, fecha, lugar, destinatario ─en su caso ─y la manera objetiva y cuantificable en que se sabrá que se ha cumplido satisfactoriamente, esto se lleva a cabo en las columnas “Cómo”, “Quién”, “Cuándo”, e “Indicador”, las cuales se explican a continuación:
 
En la columna “Cómo” se listan las acciones concretas que se llevarán a cabo para cumplir la intención para cada área.
 
En la columna “Quién” se escribe el nombre de la(s) persona(s) o departamento(s) responsables de la realización de la actividad. Cabe mencionar que el llenado de esta columna se omite cuando el objetivo es de carácter individual, ya que en este caso la responsabilidad de la realización de todas las actividades recae sobre la persona que plantea el objetivo y las acciones.
 
En la columna “Cuándo” se registra la fecha o suceso en que se comenzará a realizar la actividad que corresponde a ese renglón, procurando ser lo más específico posible.
 
En la columna “Indicador” se inscribe la manera objetiva y verificable de saber que se cumplió con cada actividad; es importante que estos criterios sean cuantificables y pertinentes a la meta.
 
En la última columna se escriben aspectos que no necesariamente aplicarán para todos los procesos de cambio, tales como el departamento o lugar en el que se realizará o hacia quién va dirigida o con quién debe hacerse la acción mencionada en cada renglón. Nuevamente, es importante procurar ser lo más específico posible.
 
Algunas consideraciones adicionales:
 
Es normal que el número de áreas o conceptos en cada intención sea desigual.

Es recomendable prestar especial atención para distinguir las intenciones de “Eliminar” de las de “Disminuir”, así como las de “Aumentar” en relación con las de “Crear”, ya que en ocasiones suelen confundirse: para distinguir entre “Aumentar” y “Crear” bastará con preguntarse ¿las he realizado antes? si la respuesta es afirmativa, se trata de una intención de “Aumentar”, en caso contrario es una intención de “Crear”. Para distinguir entre “Disminuir” y “Eliminar” bastará con cuestionarse ¿puedo o pretendo prescindir completamente de esta área o concepto? en caso de respuesta afirmativa, se trata de una intención de “Evitar”, en caso contrario estamos hablando de “Disminuir”.

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Puedes encontrar la Matriz del Cambio Planeado en Reingeniería Actitudinal: La Ciencia Y El Arte De Potenciar La Actitud y en Arquitectura Personal: 10 pasos para diseñar un proyecto de vida emocionante, ambos del Dr. Juan Pablo Aguilar.