MATRIZ ORIGEN - INTERVENCIÓN

Por Juan Pablo Aguilar

Aplicando el análisis FODA tanto a nivel personal como con distintos clientes, noté la necesidad de realizar también un análisis proactivo para, en base a ello, planificar acciones que permitieran hacer frente a los cambios, además de llevar una adecuada evaluación de la efectividad de las mismas.

Como resultado de lo anterior diseñé la Matriz Origen – Intervención, la cual parte del análisis FODA para después proporcionar complementos que permitan, una vez llevado a cabo el análisis, prever situaciones, fijar planes de acción y diseñar la forma de evaluar la efectividad de los mismos.

El llenado y aplicación de la matriz en su versión simple consta de cinco pasos y es complementada por dos pasos adicionales en su versión extendida.

El primer paso es realizar el análisis FODA el cual se localiza en la columna B, éste, como ya es sabido, implica identificar a nivel interno las fuerzas y debilidades, así como las oportunidades y amenazas que presenta el entorno. Para incrementar la efectividad del análisis, es importante que las fuerzas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODAs) sean identificables, localizables y cuantificables.

En este primer paso suele ser común que se dé cierta confusión al identificar si un elemento es fuerza u oportunidad así como para distinguir entre debilidad y amenaza, afortunadamente la fórmula es sencilla: las fuerzas se distinguen de las oportunidades porque son de carácter interno, es decir se puede ejercer acciones directamente sobre éstas para aumentarlas, conservarlas y/o recuperarlas; por su parte las debilidades se distinguen de las amenazas también por su origen interno, esto significa que, al igual que con las fuerzas, se pueden emplear acciones para disminuirlas o erradicarlas directamente. En resumen, a diferencia de las oportunidades y amenazas, que son de carácter externo, podemos emplear acciones directamente sobre las fuerzas y debilidades por ser propias de la organización o persona a que se realiza el análisis.

El segundo paso, ubicado en la columna “A”, consta en priorizar los elementos resultantes del análisis FODA según su importancia en alta, media y baja: las fuerzas se priorizan de acuerdo al grado de beneficio, las debilidades dependiendo del grado de afectación, las oportunidades según su potencial benéfico y las amenazas conforme al potencial de riesgo.

El tercer paso, correspondiente a la columna “C”, consiste en identificar los acontecimientos, acciones, reglamentaciones o situaciones que dan origen a las fuerzas, debilidades, oportunidades o amenazas que previamente se identificaron en el análisis FODA. Para incrementar la efectividad de la identificación de orígenes, es importante que las situaciones, acontecimientos, acciones, o reglamentaciones que dieron origen a las FODAs sean identificables y localizables.

El cuarto paso, que corresponde a la columna “D”, consiste en definir las intervenciones que se llevarán a cabo en caso de que se desee o requiera aumentar las fuerzas, disminuir las debilidades, aprovechar las oportunidades o neutralizar las amenazas. De manera semejante a lo que ocurre en el paso anterior, es importante que las intervenciones sean identificables, cuantificables y localizables.

La finalidad principal de la matriz se encuentra en el quinto paso, el cual se lleva a cabo una vez que ésta está llena y consiste en monitorear los elementos que dan origen a las FODAs (columna C) con el objeto de aplicar la intervención respectiva si se detectan variaciones considerables en cualquiera de ellos, de modo que se asegure que las fuerzas se mantengan o se recuperen; las debilidades se mantengan en un nivel aceptable o bien vuelvan a disminuir, se continúe aprovechando las oportunidades y se mantengan neutralizadas las amenazas.

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Como mencioné en un principio, existen también la versión extendida de la Matriz Origen – Intervención, la cual agrega dos pasos cuya finalidad es proporcionar una forma de evaluar si las intervenciones están teniendo los resultados esperados.

El sexto paso que se desarrolla en la columna “E”, consiste en definir el o los indicadores (también conocidos como KPI´s) que permitirán evaluar la efectividad de la(s) intervención(es); pese a que puede considerarse redundante, me permito reiterar la importancia de que estos indicadores sean identificables, cuantificables, medibles, localizables y que sean pertinentes a la intervención correspondiente y a la naturaleza de las FODA.

El séptimo y último paso correspondiente a la columna “F”, consiste en designar un rango de valores con su respectivo criterio de evaluación, que permitirá conocer el nivel de logro alcanzado para cada indicador, conociendo así el grado de efectividad de la intervención. Este medida podrá ser numérica, en porcentaje o como se considere que se apega a la realidad, siempre y cuando se trate de una medida replicable, objetiva, cuantificable y representativa del correspondiente indicador (columna “E”). La cantidad de estándares de medición dependerá de la naturaleza del indicador y el criterio de quien llena la matriz. En la práctica podemos encontrar ejemplos simples como “Rotación de personal: <5% aceptable, >5% inaceptable” o escalas de medición más elaboradas como “Evaluaciones de certificación: 25% reprobado, 50% segunda vuelta, 70% aprobado, 85% bien, 100% excelente”. ¿Cuál es mejor?, la respuesta es simple: las menos posibles siempre y cuando sean acordes a las necesidades y la realidad. Consideremos que en los procesos de análisis, planeación y toma de decisiones “En la sencillez está la complejidad” y que “entre más sencillos sean los planes es más probable que se cumplan” obviamente, sin detrimento de la calidad.

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Consideraciones:

La Matriz Origen - Intervención, debe considerarse un “documento vivo” es decir en revisión y adaptación periódica. ¿Qué tan periódica? esto dependerá de la cantidad, velocidad, profundidad y agresividad de los cambios internos y los del entorno en que se encuentra inmersa la empresa, agrupación o persona en que se aplica la mencionada matriz.

Cuando se lleva a cabo el llenado de las FODAs, columna B, no es necesario escribir primero las fortalezas, continuar por las debilidades, etc., incluso es recomendable partir de alguna técnica como lluvia de ideas o construcción de escenarios, entre otras.

Es común que al realizar el llenado de la matriz surjan cantidades distintas de FODAs o que exista una cantidad distinta de orígenes, intervenciones o indicadores por cada fuerza, debilidad, oportunidad o amenaza. Dicho de otra forma, puede ser que una amenaza tenga tres orígenes y una sola intervención para neutralizarla y esta intervención se mida mediante dos indicadores, sin embargo cada indicador tendrá sólo un estándar de medición.

Puedes encontrar la Matriz Origen - Intervención y muchas otras herramientas para potenciar tu actitud y la de tus colaboradores en Reingeniería Actitudinal: La Ciencia Y El Arte De Potenciar La Actitud del Dr. Juan Pablo Aguilar.

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